Ghid complet pentru încheierea unui contract de colaborare eficient
Actualizată în: 17 mai
Antreprenorii independenți sau care conduc afaceri cunosc de ce un contract de colaborare este esențial pentru a stabili relații solide cu partenerii externi. Acest articol este dedicat explicării pas cu pas a tuturor aspectelor cheie pe care ar trebui să le iei în considerare atunci când semnezi un contract de colaborare. Explică, de asemenea, ce trebuie să faci ca să diminuezi riscul recalificării ca activitate independentă.
De la definirea obiectivelor și a rolurilor fiecărei părți implicate, la stabilirea termenilor financiari și regulilor de confidențialitate, fiecare detaliu din contractul de colaborare are consecințe asupra felului în care proiectul de va executa.
Indiferent dacă intenționezi să colaborezi cu freelanceri, parteneri de afaceri sau furnizori, acest ghid îți va oferi o imagine asupra mecanismului în care contractul de colaborare funcționează.
La ce folosești contractul de colaborare?
Colaborarea este o componentă esențială a multor afaceri și proiecte. În timp ce avantajele colaborării pot fi numeroase, este important să stabilești un cadru previzibil și transparent pentru a evita neînțelegerile și conflictele pe termen lung. Acesta este rolul unui contract de colaborare.
Contractul de colaborare este înțelegerea între două sau mai multe părți pentru a stabili obiectivele, responsabilitățile, termenele și alte detalii importante legate de implementarea unui proiect, dezvoltarea unei afaceri sau orice alt tip de colaborare. Oferă cadrul contractual care protejează interesele părților implicate și se asigură că acestea au o viziune comună asupra obiectivelor stabilite.
Câteva exemple de situații în care poate fi folosit contractul de colaborare sunt:
Contract de colaborare între firme: firmele pot încheia contracte de colaborare pentru a lucra împreună la proiecte comune sau pentru a dezvolta produse sau servicii în parteneriat, mai ales atunci când activitățile lor sunt complementare.
Contract de colaborare între profesioniști independenți: persoanele care desfășoară activități independente, cum ar fi freelancerii, consultanții sau profesiile liberale, pot utiliza un contract de colaborare pentru a stabili condițiile de lucru și responsabilitățile fiecărui membru al echipei. Poți folosi acest modle pentru de
Contract de colaborare pentru proiecte artistice sau culturale: în domeniul artistic sau cultural, artiștii, scriitorii, creatorii de conținut și alte persoane pot încheia contracte de colaborare pentru a lucra la proiecte comune sau pentru a utiliza resursele și competențele fiecăruia în beneficiul proiectului.
Contract de colaborare academică: instituțiile de învățământ și cercetătorii pot utiliza contracte de colaborare pentru a defini termenii și condițiile unor proiecte comune de cercetare, pentru a realiza schimburi academice sau pentru a organiza evenimente științifice.
Parteneriate în afaceri mici și mijlocii: întreprinderile mici și mijlocii pot încheia contracte de colaborare pentru a-și consolida forțele și pentru a atinge obiectivele de afaceri comune, cum ar fi dezvoltarea de produse noi, extinderea pe piețe noi sau împărțirea resurselor și costurilor.
Contract de colaborare în proiecte de dezvoltare: în domeniul construcțiilor sau dezvoltării, părțile pot încheia contracte de colaborare pentru a coordona eforturile în cadrul unui proiect, inclusiv pentru a stabili responsabilitățile, termenele și distribuirea costurilor.
Un model de contract de colaborare bine scris permite părților să dezvolte proiecte determinate sau să stabilească bazele unei relații care continuă în timp. În ultimul caz, părțile se pot gândi, ca variantă alternativă, să folosească un contract de consultanță pentru prestarea unor servicii profesionale continue.
Cu cine poți încheia un contract de colaborare?
Pot fi părți în contractul de colaborare persoane care obțin venituri din activități independente, precum venituri din drepturi de autor, profesii liberale (avocat, medic, asistent medical, consultant financiar etc.) sau PFA, PFI, II, IF, SRL.
Definirea obiectivelor și rolurilor.
În crearea unui contract de colaborare eficient, începe prin a stabili ce vreți să obțineți. Include în contractul de colaborare model prevederi care descriu rezultatul colaborării sau stadiul final al proiectului pe care părțile doresc să-l dezvolte.
Chiar și în situația în care proiectul este în stadiu incipient și nu își este clar prin ce etape de dezvoltare va trece, tot este util să precizezi rezultatul final, pentru a nu exista discuții ulterioare.
Să luăm un exemplu:
O companie de tehnologie dorește să colaboreze cu un programator independent pentru a crea o aplicație mobilă pentru produsele sale. Nu sunt cunoscute toate caracteristicile produsului final: designul, culoarea, câte pagini va avea aplicația. Dar compania știe cum dorește să o folosească și ce funcționalități trebuie să conțină. Acestea ar trebui incluse în contractul de colaborare, pentru preîntâmpinarea situației în care anumite funcționalități sunt omise din produsul final. Dacă este important pentru companie, poate preciza și cerințe suplimentare, precum limbajul de programare care trebuie folosit de programator.
Continuă cu definirea responsabilităților și rolurilor fiecărei părți implicate. Regula generală se aplică și aici: obiectivele colaborării ar trebui să fie specifice, măsurabile, realizabile, relevante și limitate în timp (SMART).
Rolurile fiecărei părți implicate ar trebui să fie clar definite și să includă descrieri detaliate ale responsabilităților și sarcinilor specifice. Aceasta ajută la evitarea neclarităților și a suprapunerilor de responsabilități. Desigur, nu este posibil (și nici necesar) să incluzi în contract fiecare activitate pe care o parte o va îndeplini, dar recomandabil este ca măcar categoriile generale de activități să fie clar stabilite.
Să aplicăm informația tot pe exemplul anterior:
Programatorul are rolul de a dezvolta aplicația mobilă.
Programatorul are responsabilitatea principală de a dezvolta aplicația. Aceasta include: (i) pregătirea versiunii de test și a iterațiilor ulterioare, (ii) asigurarea funcționalității pe toate sistemele de operare, (iii) asigurarea securității informatice a aplicației, (iv) conectarea aplicației cu platformele iOS și Android de pe care poate fi descărcată de utilizatorii finali etc.
Stabilirea calendarului și a termenelor limită
Programul de livrare sau implementare a programului preconizat nu ar trebui să lipsească din niciun contract de colaborare. Termenele limită sunt elemente esențiale ale unui model de contract de colaborare bine scris, întrucât se asigură că proiectul sau afacerea progresează într-un mod organizat și eficient.
Termenele ar trebui să fie realiste și fezabile, luând în considerare complexitatea și resursele necesare pentru realizarea obiectivelor colaborării, astfel încât niciun dintre părți să nu fie pusă în postura imposibilității de a executa. Contractul de colaborare poate include termene intermediare și termene de livrare finale.
Alocarea responsabilităților și a resurselor
O parte importantă a unui model de contract de colaborare eficient este alocarea responsabilităților și a resurselor. Aceasta implică stabilirea clară a sarcinilor de lucru și a resurselor necesare pentru a îndeplini obiectivele parteneriatului.
Resursele necesare implementării unui contract de colaborare pot resurse financiare, resurse umane, echipamente, tehnologie sau de alte tipuri. Important este să precizezi prin modelul de contract pe care-l folosești partea responsabilă să le avanseze.
Revenind la exemplu de mai sus, implementarea acestei recomandări poate suna așa:
Beneficiarul va pune la dispoziția programatorului toate echipamentele și programele necesare dezvoltării aplicației mobile, precum lap-top, acces la servere, acces la software-ul de programare X (etc.). De asemenea, Beneficiarul va aloca o echipă formată din 3 angajați care vor fi coordonați de programator.
Prevederile clare asupra modelului în care resursele vor fi puse la dispoziție și folosite de părți sunt importante și din punct de vedere fiscal. Recalificarea unei activități de colaborare din independentă în dependentă de către organele fiscale se face în funcție de o listă de criterii prestabilite de lege, în care alocarea resurselor joacă un rol principal. Mai multe detalii despre cum să protejezi contractul de colaborare model pe care îl folosești împotriva recalificării fiscale mai jos.
Stabilirea compensației și a condițiilor de plată
Compensația și condițiile de plată sunt aspecte importante nu doar ale unui contract de colaborare, ci al oricărui alt contrat între profesioniști. Acestea stabilesc modul în care părțile implicate vor fi remunerate pentru contribuțiile lor și asigură o bază solidă pentru aspectele financiare ale colaborării. În fond, toți profesioniștii sunt motivați în îndeplinirea responsabilităților de plata pe care o primesc în schimb.
Compensația ar trebui să fie specificată în contract și să includă detalii despre suma, frecvența și modalitatea de plată. Aceasta poate fi o sumă fixă, un procent din veniturile generate sau o altă formă de compensație, în funcție de natura colaborării, precum (nepopularele) tarife orare. Recomandăm să ții cont și de următoarele aspecte:
atunci când stabilești compensația dintr-un contract de colaborare, este important să ai o discuție deschisă cu partenerii de colaborare. Ia în considerare valoarea și complexitatea muncii pe care colaboratorii o vor presta și asigura-te că prețul plătit este proporțional cu volumul de muncă. Altfel, frustrările create de-a lungul timpului pot impacta negativ relația voastră și buna desfășurare a contractului de colaborare.
ia în considerare și condițiile de plată pentru situații speciale, cum ar fi plăți anticipate sau bonusuri pentru atingerea anumitor obiective. Asigurați-vă că aceste condiții sunt clar specificate în contract și că toate părțile sunt de acord cu ele.
în cazul în care folosești o modalitate variabilă de a calcul prețul unui contract de colaborare, include în modelul folosit și criterii de verificare. Poți cere descrieri cu activitățile prestate, sau evaluări anticipate ale timpului necesare pentru îndeplinirea unei anumite activități sau poți stabili limite de timp pentru diversele tipuri de activități prestate de profesionist.
Nu mai puțin, condițiile de plată ar trebui să specifice termenele și modalitățile de plată. Acestea pot include termene de plată, metodele acceptate, aspecte privind emiterea și transmiterea facturilor și orice alte detalii relevante legate de aspectele financiare ale colaborării.
Nu omite moneda de plată și cine suportă eventualele comisioane pentru transfer bancar sau schimb valutar! Când sumele plătite în urma contractului de colaborare sunt reduse, probabil că astfel de clauze nu au un impact major. Însă în contractele de colaborare de valoare sporită, ele pot deveni un element esențial al înțelegerii părților.
Abordarea drepturilor de proprietate intelectuală
Drepturile de proprietate intelectuală sunt un aspect important al multor colaborări și nu ar trebui să absenteze dintr-un model eficient de contract de colaborare. Acestea se referă la drepturile legale deținute asupra creațiilor intelectuale, cum ar fi invențiile, mărcile comerciale, drepturile de autor sau secretele comerciale.
Când folosești un anumit model de contract de colaborare ar trebui să verifici dacă abordează în mod clar și detaliat situația drepturilor de proprietate intelectuală. În concret, trebuie să specifice drepturile deținute de fiecare parte asupra creațiilor intelectuale rezultate în timpul colaborării și modul în care acestea pot fi utilizate sau transferate. Astfel de clauze asigură protecția și utilizarea corectă a proprietății intelectuale și evită conflictele sau disputele pe termen lung legate de drepturile de proprietate intelectuală.
Ține minte că prevederile pe care părțile le pot include într-un contract comercial sunt flexibile și pot fi adaptate la nevoile lor concrete. Așadar, atunci când colaborezi cu un profesionist, (ca regulă) nu este necesar să închei contracte separate pentru stabilirea unor licențe sau drepturi de folosință asupra drepturilor de proprietate intelectuală. De multe ori, ele se pot stabili prin conținutului aceluiași contract – așa se întâmplă când folosești un model de contract de contract de colaborare potrivit.
Rezolvarea disputelor și clauzele de încetare
O parte importantă a unui model de contract de colaborare este abordarea modului în care vor fi rezolvate eventualele dispute între părțile contractante și modalitățile de încetare a contractului.
Un contract de colaborare ar trebui să includă o clauză de prevenire și rezolvare a eventualelor conflicte care pot apărea în timpul colaborării, prin care părțile să fie îndrumate la soluționarea amiabilă. Din păcate, în România nu există mecanisme eficace prin care să obligi părțile să urmeze efectiv o procedură alternativă de soluționare a disputelor în cazul unui contract de colaborare – cum ar fi, de exemplu, parcurgerea unei proceduri de mediere. În trecut, s-a încercat implementarea unei asemenea obligații, însă eficiența practică a fost scăzută și, în final, a fost eliminată din lege.
Totuși, părțile la un contract de colaborare pot apela la arbitraj în locul instanțelor de judecată atunci când vor o protecție sporită a confidențialității dintre ele. Citește acest articol pentru a decide care sunt mai potrivite pentru tine: instanțele de judecată sau arbitrajul?
De asemenea, contractul ar trebui să includă clauze de încetare care stabilesc condițiile și modalitățile în care contractul poate înceta sau poate fi reziliat de către una sau mai multe părți. Aceasta poate include termene de notificare, motivele încetării și alte detalii relevante legate de rezilierea contractului.
Informează-te corect despre modalitățile de încetare a contractelor înainte de a decide pe care le incluzi în modelul tău de contract de colaborare. Ai fi uimit, dar mii de litigii anuale sunt cauzate de clauze de încetare a contractelor redactate deficitar.
Prevenirea recalificării fiscale
Diferența dintre o activitate dependentă și una independentă din punctul de vedere al Codului fiscal stă în 7 criterii:
libertatea de alegere a locului și a modului de desfășurare a activității, precum și a programului de lucru.
libertatea de a desfășura activitatea pentru mai mulți clienți (lipsa unei relații de exclusivitate).
suportarea riscurilor inerente activității.
proveniența resurselor necesare pentru prestarea activității (ie, cine pune la dispoziție resursele?). Într-o activitate independentă, profesionistul utilizează în mod preponderent bunurile din patrimoniul propriei afaceri.
activitatea se realizează prin utilizarea capacității intelectuale și/sau a prestației fizice a profesionistului, în funcție de specificul activității
profesionistul face parte dintr-un corp/ordin profesional cu rol de reprezentare, reglementare şi supraveghere a profesiei desfășurate, potrivit actelor normative speciale care reglementează organizarea şi exercitarea profesiei respective.
persoana fizică dispune de libertatea de a desfășura activitatea direct, cu personal angajat sau prin colaborare cu terțe persoane în condițiile legi.
Cel puțin 4 criterii din 7 trebuie îndeplinite pentru a evita riscul recalificării fiscale a unui contract de colaborare, iar felul în care sunt redactate clauzele contractuale este extrem de important.
Recalificarea vine la pachet cu contribuții și impozite sporite, echivalente celor plătite pentru un angajat. De aceea, credem că este preferabil să folosești un model de contract de colaborare bine scris – ce poate fi obținut de pe Docs & Deeds la numai 150 lei – în locul unuia care te expune acestui risc.
Ce contract să folosești?
Acum știm ce trebuie să conțină un contract de colaborare. Mai trebuie să avem în vedere un aspect: contractul de colaborare este un contract nenumit. Această înseamnă că el nu are o reglementare expresă în codul civil sau în codul muncii care să-i reglementeze regimul juridic și mecanismul de funcționare, cum are contractul individual de muncă. Clauzele contractului de colaborare se bazează pe regulile generale de funcționare a contractelor și pe înțelegerea părților.
Este important pentru antreprenori să știe acest lucru pentru a nu căuta răspunsul la o întrebare inutilă: ”Ce să folosesc? Contract de colaborare sau un alt contract?”. Cu excepția cazului în care profesionistul pe care-l vrei drept partener urmează a-ți fi angajat (caz în care ai nevoie de un contract individual de muncă), poți folosi pentru stabilirea parteneriatului: model de contract de colaborare, model contract prestări servicii, model contract de consultanță sau un alt contract personalizat pentru cerințele tale.
Comments