Cum semnăm contractele în era digitală? Tipuri semnătură electronică.
Actualizată în: 30 oct.
Semnarea contractelor a devenit mult mai simplă și eficientă odată cu dezvoltarea tehnologiei digitale și adoptarea legislației aferente. Legea nr. 214 din 5 iulie 2024 privind utilizarea semnăturii electronice, a mărcii temporale şi prestarea serviciilor de încredere bazate pe acestea (Legea 214/2024) aduce modificări importante în ceea ce privește utilizarea semnăturii electronice și prestarea serviciilor de încredere.
Fie că este vorba despre un model contract de prestări servicii, un model contract consultanță sau contracte folosite în viața de zi cu zi (contracte de vânzare, model contract închiriere), noua legislație oferă un cadru clar pentru semnarea electronică, asigurând siguranța și valabilitatea actelor juridice.
Și anterior intrării în vigoare a Legii 214/2024 exista un cadru juridic pentru utilizarea semnăturii electronice, stabilit prin Legea nr. 455 din 18 iulie 2001 privind semnătura electronică, însă acesta era deficitar.
Acest articol explică modul în care semnăm contractele electronic, avantajele acestor soluții și cum putem aplica noile reguli în diverse tipuri de contracte, fie pentru prestări servicii, colaborări comerciale sau alte tipuri de tranzacții.
Ce tipuri de semnătură electronică poți folosi? Modele contracte comerciale.
Legea 214/2024 definește trei forme de semnătură electronică, fiecare potrivită pentru a încheia și semna valabil contracte comerciale:
Toate tipurile de semnătură electronică reglementate de lege pot fi folosite pentru semnarea unor modele contracte comerciale și au product efecte juridice între părțile contractante, însă acestea sunt diferite.
Mai exact, semnătura electronică calificată – ie, emisă de furnizorii autorizați de Autoritatea pentru Digitalizarea României, ce pot fi verificați aici – este echivalentă cu o semnătură olografă originală, având efecte juridice obligatorii între părți ori de câte ori este folosită pentru semnarea unor modele contracte comerciale.
Semnăturile electronice avansate și simple – de exemplu, cele generate cu DocuSign, Adobe și alte mijloace neautorizate expres - produc efecte obligatorii doar în cazurile prevăzute de lege. În alte cuvinte, este posibil ca unele modele contracte comerciale semnate cu aceste tipuri de semnătură să nu fie valabile.
Ca să eviți situația în care semnezi electronic un contract și apoi realizezi că el nu este valabil, îți recomandăm să citești acest articol sau să întrebi un avocat contracte.
Semnătura electronică calificată
Ce este semnătura electronică calificată? Modele contracte comerciale.
Semnătura electronică calificată este cea mai complexă și sigură formă de semnătură electronică pentru încheierea contractelor comerciale, având aceeași valoare juridică precum o semnătură olografă.
Semnătura electronică calificată este o semnătură electronică avansată care este creată de un dispozitiv de creare a semnăturilor electronice calificat şi care se bazează pe un certificat calificat pentru semnăturile electronice (ie, o atestare electronică care face legătura între datele de validare a semnăturii electronice şi o persoană fizică şi care confirmă cel puţin numele sau pseudonimul persoanei respective).
Semnătura electronică calificată este generată prin intermediul unui furnizor acreditat, după parcurgerea unu proces de validare a identității titularului său. Semnarea contractelor comerciale prin aplicarea semnăturii electronice calificate se face prin intermediul unor mijloace electronice care permit identificarea utilizatorului prin metode precum autentificarea cu OTP (One-Time Password) – precum tokens puse la dispoziție de furnizor, Google sau Microsoft Authenticator - sau prin soluții biometrice.
Când folosești semnătura electronică calificată? Modele contracte comerciale.
Poți folosi semnătură electronică calificată pentru semnarea oricăror tipuri de contracte, precum model act constitutiv SRL, model contract colaborare, contract prestări servicii, modele contract industria IT. Poți folosi semnătură electronică calificată și pentru semnare contracte curente, precum cele între persoane fizice – model contract închiriere, model contract comodat, model contract împrumut.
Nu mai puțin, semnătura electronică calificată este necesară în prezent pentru depunerea diverselor acte juridice și documente la autoritățile publice. De exemplu, pentru înființare firmă de tip SRL, Oficiul Național al Registrului Comerțului permite parcurgere online a tuturor pașilor necesari în baza unei semnături electronice.
Semnătura electronică avansată
Ce este semnătura electronică avansată? Modele contracte comerciale.
Semnătura electronică avansată asigură identificarea semnatarului și integritatea contractului comercial pe care îl semnezi, fiind potrivită pentru modele contracte care implică tranzacții importante.
Conform legislației, o semnătură electronică avansată trebuie să îndeplinească o serie de condiții:
permite identificarea clară a semnatarului. semnătură electronică avansată se asigură că semnătura este asociată cu o persoană identificabilă și verificabilă.
se află sub controlul exclusiv al semnatarului – semnătura electronică avansată poate fi generată doar de semnatar, utilizând un dispozitiv sau o metodă aflată sub controlul acestuia (ex.: certificat digital, cod OTP).
asigură integritatea în timp a contractului semnat – semnătura electronică avansată garantează faptul că documentul nu a fost modificat după aplicarea semnăturii. Orice modificare ulterioară semnării contractului respectiv invalidează semnătura.
asigură legătura unică între semnătură și contract - semnătura electronică avansată este strict legată de documentul pe care a fost aplicată, eliminând posibilitatea reutilizării ei pe alte documente, de către persoane diferite de titular.
Când este valabilă semnătura electronică avansată? Modele contracte.
Contractele semnate cu o semnătură electronică avansată sunt valabile atunci când:
contractul a fost semnat cu o semnătură electronică avansată creată cu un certificat pentru semnătură electronică emis de o autoritate sau o instituţie publică din România sau de un prestator de servicii de încredere calificat;
contractul este recunoscut de cel căruia îi este opus (partea adversă). Recunoașterea contractului se poate face prin executarea obligațiilor asumate de partea adversă, chiar și parțial. De exemplu, livrarea unei părți dintr-o comandă de către furnizor poate echivala cu recunoașterea existenței contractului.
părţile au agreat în mod expres, printr-un contract distinct, semnat cu semnătură olografă sau cu semnătură electronică calificată, faptul că între ele vor putea folosi semnătură electronică avansată.
Legea 214/2024 prevede și cu caz particular de valabilitate: contractul electronic semnat cu o semnătură electronică avansată, emis de o persoană juridică de drept privat, şi utilizată într-un sistem închis produce în acel sistem închis aceleași efecte juridice ca şi un înscris semnat cu o semnătură olografă. De exemplu, o companie de leasing auto implementează un sistem închis de semnare electronică accesibil doar pentru clienții săi fideli și partenerii săi comerciali.
Exemple de modele contracte semnate cu semnătură electronică avansată.
Cele mai utilizate metode de semnare a contractelor prin semnături electronice avansate implică utilizarea unor platforme specializate, care permit părților să semneze documente și contracte online, garantând integritatea și autenticitatea acestora.
Astfel de platforme sunt DocuSign, Adobe Sign, Trusted.ro (certSIGN), OneSpan Sign (fostul eSignLive). Unele dintre ele oferă și servicii pentru semnătură electronică calificată, așadar depinde de felul semnăturii achiziționate de titular și de nivel de autorizare al respectivei platforme într-o anumită jurisdicție.
Poți semnat cu semnătură electronică avansată:
modele contract între o companie și un freelancer pentru livrarea unui proiect specific (precum design grafic, traduceri).
model contract închiriere echipamente sau închiriere spații pe o perioadă determinată. De exemplu, o firmă de tip SRL închiriază echipamente IT pentru un eveniment. Semnarea digitală cu semnătură electronică avansată elimină necesitatea unei întâlniri fizice și oferă siguranță ambelor părți.
model contract livrare de bunuri sau servicii între furnizor și beneficiar.
model acord confidențialitate NDA. Modelul de NDA este folosit frecvent când două companii încep o colaborare. Semnătura avansată asigură identificarea semnatarilor și valabilitatea acordului de confidențialitate.
Semnătura electronică simplă. Avocat contracte comerciale.
Ce este semnătura electronică simplă?
Semnătura electronică simplă este cea mai de bază formă de semnătură digitală și implică utilizarea unor metode comune de identificare fără o verificare strictă a identității. Nu asigură același nivel de securitate precum o semnătură avansată sau calificată, dar poate fi suficientă pentru documente informale sau tranzacții de risc scăzut.
Semnătura electronică simplă este semnătură electronică ale cărei elemente nu îndeplinesc cel puţin una dintre condiţiile pe care trebuie să le îndeplinească o semnătură electronică avansată, adică:
face trimitere exclusiv la semnatarul contractului.
permite identificarea semnatarului modelului de contract.
este creată utilizând date de creare a semnăturilor electronice pe care semnatarul contractului le poate utiliza, cu un nivel ridicat de încredere, exclusiv sub controlul său.
este legată de datele utilizate la semnare astfel încât orice modificare ulterioară a datelor / a contractului comercial în cauză poate fi detectată.
Exemple de modele contracte semnate cu semnătură electronică simplă.
Semnăturile electronice simple sunt rapide și ușor de utilizat, fiind folosite pe scară largă în operațiunile online. Probabil că și tu ai folosit o semnătură electronică simplă cât de curând, dacă ai acceptat termeni și condiții ale diferitelor platforme sau au comandat produse online, chiar dacă nu ai realizat că închei un contract.
Exemple frecvente în care contractele sunt semnate cu semnătură electronică simplă sunt:
acceptarea termenilor și condițiilor în cadrul unei platforme online sau al unui magazin virtual prin bifarea unei căsuțe de acceptare.
înregistrarea unui cont sau plasarea unei comenzi online, utilizatorul bifează o căsuță care indică acordul cu termenii de utilizare.
semnarea unor contracte simple sau formulare digitale unde utilizatorul este invitat să completeze un câmp cu numele său. De exemplu, semnarea unui acord de livrare sau a unui chestionar prin tastarea numelui la finalul documentului.
Introducerea unui nume sau inițială într-un formular online
Semnătură grafică pe ecran tactil, la semnarea documentelor de livrare sau acceptarea unui serviciu pe teren.
Semnarea pe un ecran de tabletă a unui curier la primirea unui colet.
E-mail de acceptare folosit în acorduri comerciale informale sau pentru aprobarea unor condiții simple.
Confirmarea unei comenzi sau semnarea unui acord simplu prin trimiterea unui e-mail în care utilizatorul scrie „Sunt de acord”.
Când folosești semnătura electronică simplă? Modele contracte comerciale.
Un contract semnat cu semnătură electronică simplă produce aceleași efecte juridice ca un înscris semnat cu o semnătură olografă, în anumite cazuri prevăzute de lege. Acestea sunt:
pentru semnare contracte cu o valoare mai mică de jumătate din salariul minim brut pe economie. Valoarea contractului luată în considerare este cea de la data semnării lui de către părți.
partea adversă recunoaște semnarea contractului semnat cu o semnătură electronică simplă. Recunoașterea poate să rezulte şi din executarea în tot sau în parte a respectivului contract comercial de către partea care, ulterior, contestă semnătura electronică simplă.
în cazul în care ambele părţi semnatare ale modelului de contract sunt profesioniști și au agreat în mod expres, printr-un înscris semnat cu semnătură olografă sau cu semnătură electronică calificată, că vor conferi semnăturii electronice simple efectele juridice ale semnăturii olografe. Părţile trebuie să confirme prin acelaşi contract că au înţeles riscurile şi sarcina probei privind semnătura electronică simplă. Un asemenea caz poate fi incident atunci când părțile folosesc un model contract cadru prestări servicii, de exemplu, în industria IT, în baza cărora ulterior emit comenzi.
Întrebări frecvente despre contractele semnate cu semnătură electronică
Sunt valabile contractele semnate electronic?
Conform Legii 214/2024, contractele semnate electronic sunt recunoscute ca având aceeași valoare juridică precum cele semnate pe hârtie, cu condiția ca forma de semnătură utilizată să fie corespunzătoare contextului reglementat de lege. Mai exact, semnătură electronică calificată aplicată pe un model contract este valabilă în aceleași condiții ca și semnătura olografă, în timp ce valabilitatea celorlalte 2 tipuri de semnătură depinde de împlinirea condițiilor prevăzute de lege pentru fiecare în parte.
Ce procedură trebuie să parcurg pentru semnarea unui contract electronic? Avocat contracte.
Semnarea unui contract electronic, fie că este un model de contract standard sau un contract personalizat, se desfășoară în câțiva pași simpli:
Pregătirea modelului de contract: modelul de contract este redactat în format digital (PDF, Word etc.) și este verificat de ambele părți implicate, care vor ajunge la forma finală a contractului. Pot exista negocieri contractuale între părțile implicate, în cadrul cărora diverse clauze contractuale pot suferi modificări față de varianta inițială.
Alegerea tipului de semnătură: părțile trebuie să stabilească dacă este necesară o semnătură simplă, avansată sau calificată în funcție de tipul contractului și riscurile implicate. Implică un avocat contracte în această etapă ori de către ori ai dubii, pentru a nu risca să folosești un contract care nu este valabil.
Semnarea contractului: forma finală a contractului agreat de părți va fi semnată de fiecare dintre părțile implicate, prin aplicarea semnăturii electronice generate prin platforma aleasă de aceasta. Contractul este valabil și intră în vigoare după semnarea lui valabilă de către toate părțile implicate. Semnăturile electronice pot fi aplicație pe același document sau pe documente diferite, în funcție de convenția părților.
Confirmarea semnăturii și arhivarea documentului: după aplicarea semnăturii, contractul poate fi salvat și arhivat electronic, putând fi accesat și verificat oricând de către părți sau terțe persoane.
Ce avantaje are semnarea contractelor cu semnătură electronică?
Implementarea noilor reglementări din Legea 214/2024 facilitează semnarea rapidă a contractelor, fără a mai fi necesară prezența fizică a părților sau folosirea documentelor contractuale tipărite pe hârtie. Printre avantajele principale ale semnării electronice a modelelor de contracte se numără:
economie de timp și resurse: contractele pot fi semnate instant, chiar și de la distanță, fără întârzieri.
siguranță sporită: semnăturile electronice calificate și avansate garantează autenticitatea documentelor și împiedică modificarea acestora.
ușurința în gestionarea documentelor: modelele de contracte și alte documente pot fi organizate electronic, eliminând necesitatea arhivării pe suport fizic.
Pot semna un contract de prestări servicii cu un freelancer folosind DocuSign?
Da, poți folosi DocuSign pentru a semna un contract de prestări servicii. Platforma permite utilizarea unei semnături electronice avansate prin autentificare cu OTP (One-Time Password) sau printr-un certificat digital verificat. Contractul semnat va fi valabil în condițiile valabilității semnăturii electronice avansate – vezi mai sus.
Ce se întâmplă dacă una dintre părți modifică un contract semnat electronic cu o semnătură calificată sau avansată?
Orice modificare a unui contract semnat cu o semnătură electronică calificată sau avansată va invalida automat semnătura aplicată anterior. Semnătura este legată criptografic de documentul original, iar orice alterare va apărea în sistem ca o încercare de manipulare, invalidând contractul din punct de vedere legal.
Pot fi semnate contracte autentice (ex.: acte notariale) cu semnătura electronică?
Contractele pentru care este necesară autentificarea la un notar public (de exemplu, împuterniciri notariale, contracte de vânzare-cumpărare de imobile) sunt valabile doar dacă sunt autentificate în condițiile legii. Semnăturile electronice, chiar și calificate, sunt insuficiente și nu suplinesc formalitățile notariale.
Poate un angajator să utilizeze semnătura electronică pentru contractele de muncă?
Da, Legea nr. 214/2024 permite semnarea contractelor individuale de muncă cu semnătura electronică, dacă părțile sunt de acord. Recomandăm angajatorilor să folosească semnătura calificată pentru a evita eventuale litigii de muncă ulterioare.
Sunt recunoscute în instanță contractele de prestări servicii semnate cu semnătură electronică?
Da, conform Legii nr. 214/2024, un model contract prestări servicii semnat cu semnătură avansată are valoare probatorie în instanță.
Comments