9 lucruri de inclus într-un contract individual de muncă

Contract individual de muncă numim documentul de la baza oricărei relații angajator-angajat. El confirmă acceptul angajatului de a presta o activitate sub autoritatea unui angajator (persoană fizică sau juridică), în schimbul unui salariu. Stabilește condițiile în care relația de muncă se va desfășura.

Valabilitatea contractului individual de muncă este condiționată de încheierea lui în scris (obligație ce revine angajatorului), iar conținutul acestuia trebuie să îndeplinească cerințele obligatorii ale codului muncii. Printre cele mai importante elemente ce trebuie incluse în contractul individual de muncă, sunt:

1. Un model de contract individual de muncă trebuie să conțină beneficiile angajatului

Începând cu sfârșitul lunii octombrie 2022, angajatorul este obligat să introducă în contractul individual de muncă toate beneficiile pe care le acordă angajatului (cazare, masă, abonamente, tichete cadou sau vouchere de vacanta, prime și așa mai departe).

Dacă modifici beneficiile acordate salariaților, trebuie să închei act adițional la contractul individual de muncă, anterior producerii modificării. Excepție fac situațiile în care o asemenea modificare este prevăzută în mod expres de lege sau în contractul colectiv de muncă aplicabil.

Nerespectarea acestei prevederi poate da dreptul angajatul prejudiciat să se adreseze Inspecției Muncii, sau instanțelor de judecată, în vederea recuperării prejudiciilor suferite.

2. Un model de contract individual de muncă trebuie să conțină prevederi privind bonusul

Da, trebuie inclus în contractul individual de muncă. Până recent, angajatorii nu erau obligați să prevadă în contractul de muncă toate avantajele pe care le acordă angajaților pe lângă salariu, precum bonusurile de performanță. Unii angajatori chiar preferau să se rezume la adoptarea unei politici interne de bonusare flexibile, tocmai pentru a preveni situația în care circumstanțele viitoare nu ar mai permite acordarea acelorași beneficii.

Pentru a ne alinia cerințelor de transparență ale UE, s-a introdus obligația ca în contractele individuale de muncă trebuie să existe prevederi privind bonusurile. Totuși, nu trebuie incluse valorile exacte ale bonusurilor sau o modalitate exactă de calcul, ceea ce încă permite flexibilitate în funcție de performanțele financiare concrete dintr-un anumit an.

3. Un model de contract individual de muncă trebuie să conțină clauze privind formarea profesională oferită de angajator

Formarea profesională reprezintă principala modalitate prin care angajații se perfecționează și își îmbunătățesc performanța la locul de muncă, în vederea avansării. Sau cel puțin ar trebui să reprezinte, deși în practică, formarea profesională este acel element ”bifat” dar căruia mulți nu îi acordă prea multă importanță.

Obiectivele principale ale formării profesionale sunt:

• adaptarea salariatului la cerinţele postului sau ale locului de muncă;

• obţinerea unei calificări profesionale;

• actualizarea cunoștințelor şi deprinderilor specifice postului şi locului de muncă şi perfecționarea pregătirii profesionale pentru ocupaţia de bază;

• reconversia profesională determinată de restructurări socioeconomice;

• dobândirea unor cunoştinţe avansate, a unor metode şi procedee moderne, necesare pentru realizarea activităţilor profesionale;

• prevenirea riscului şomajului;

• promovarea în muncă şi dezvoltarea carierei profesionale.

Cele mai comune forme prin care formarea profesională este asigurată sunt: participarea la cursuri organizate de către angajator sau de către furnizorii de servicii de formare profesională din ţară ori din străinătate, stagii de adaptare profesională sau de practică, ucenicie sau formare individualizată. Alte forme de pregătire convenite între angajator şi salariat.

Salariaţii au dreptul să beneficieze, la cerere, de concedii pentru formare profesională, care pot fi cu sau fără plată.

Angajatorii au obligaţia de a asigura participarea la programe de formare profesională pentru toţi salariaţii, cel puţin o dată la 2 ani (pentru unități cu cel puţin 21 de salariaţi) sau cel puţin o dată la 3 ani (pentru unități cu mai puțin de 21 de salariaţi).

De asemenea, în cazul unei firme cu mai mult de 20 de angajați, angajatorul trebuie să realizeze anual un plan de formare profesională, care devine anexă la contractul colectiv de munca. Bineînțeles că acest plan trebuie alcătuit alături de un reprezentant al angajaților sau împreună cu sindicatul. După elaborarea sa, angajații vor fi informați cu privire la conținutul planului de formare profesională.

4. Un model de contract individual de muncă trebuie să conțină clauze privind locul de muncă

Contractul individual de muncă trebuie să conține prevederi referitoare la locul de muncă.

În lipsa unui loc de muncă fix, poate fi prevăzută posibilitatea ca salariatul să îşi desfășoare activitatea în locuri de muncă diferite.

Include prevederi care să clarifice dacă deplasarea între aceste posibile locuri de muncă diferite este asigurată sau decontată de către angajator, după caz

5. Un model de contract individual de muncă trebuie să conțină clauze privind programul de lucru

Timpul de muncă reprezintă orice perioadă în care salariatul prestează munca, se află la dispoziția angajatorului şi îşi îndeplineşte sarcinile şi atribuţiile, conform prevederilor contractului individual de muncă, contractului colectiv de muncă aplicabil şi/sau ale legislaţiei în vigoare.

Timpul de muncă include și perioadele în care salariatul se află la dispoziția unităţii, în incinta acesteia, chiar dacă nu lucrează efectiv. Soluția este justificată de aceea că, în astfel de perioade, salariatul nu dispune de timpul său, aşa cum ar dori, activitatea putând fi reluată în orice moment, dacă angajatorul dorește.

Durata normală a timpului de lucru pentru un program cu normă întreagă este de 8 ore pe zi şi 40 de ore pe săptămână. Tinerii în vârstă de până la 18 ani pot lucra doar 6 ore pe zi şi de 30 de ore pe săptămână.

Timpul de muncă este repartizat, de obicei, potrivit standardului 8 am – 5 pm sau 9 am – 6 pm, în care sunt incluse și pauzele. Desigur, timpul de muncă poate fi repartizat și inegal, în funcție de unitate și specificul muncii. Durata maximă a timpului de muncă prevăzută de lege este de 48 de ore pe săptămână, în care sunt incluse orele suplimentare.

Contractul individual de muncă trebuie să conțină durata normală a muncii, exprimată în ore/zi şi/sau ore/săptămână.

Alături de aceasta, contractul individual de muncă trebuie să prevadă și condițiile de efectuare şi de compensare sau de plată a orelor suplimentare și, dacă este cazul, modalitățile de organizare a muncii în schimburi.

6. Un model de contract individual de muncă trebuie să conțină clauze privind funcția ocupată

Funcția sau ocupaţia trebuie determinată în contractul individual de muncă conform specificației Clasificării ocupațiilor din România (COR) sau altor acte normative.

Ca anexă la contractul individual de muncă, atașează fişa postului. Fișa postului este Fișa postului este un instrument foarte util, întocmit de angajator sau de către compania care recrutează, în care se regăsesc atribuțiile și drepturile ce îi revin unui angajat la viitorul loc de muncă. Nu ne oprim aici, ci în fișa postului ar trebui, de asemenea, incluse cerințele jobului, sarcinile pe care angajatul le va îndeplini, modul de îndeplinire, prevederi privind raportarea către superiorii ierarhici.

Este anexă la contractul individual de muncă doar pentru a eficientiza organizarea, însă fișa postului este la fel de importantă ca și acesta. Evaluarea profesională a angajatului va fi făcută în funcție de conținutul acesteia, iar dacă apar conflicte ori neînțelegeri între părți, fișa postului reprezintă probă în instanță.

7. Un model de contract individual de muncă trebuie să conțină proceduri privind semnătura electronică

Desigur, semnătura electronică este facultativă. Angajatorul nu poate obliga salariatul să utilizeze semnătura electronică avansată sau semnătura electronică calificată, pentru încheierea, modificarea, suspendarea sau, după caz, la încetarea contractului individual de muncă.

Dar dacă ambele părți sunt de acord, angajatorul poate pune la dispoziția angajaților semnături electronice avansate sau semnături electronice calificate, utilizate pentru semnarea înscrisurilor sau documentelor din domeniul relațiilor de muncă sau legate de securitatea și sănătatea în muncă.

Ai grijă și că la diversele evenimente care se pot întâmpla pe parcursul relațiilor de muncă (încheierea, modificarea, suspendarea, încetarea contractului individual de muncă), părţile trebuie să utilizeze același tip de semnătură – olografă (”de mână”) sau electronică.

8. Un model de contract individual de muncă trebuie să conțină clauze privind concediul de odihnă

Știm cu toții că fiecare angajat are dreptul garantat la concediu de odihnă, în afara zilelor libere legale sau a celor pentru evenimente familiale deosebite. Concediul de odihnă este plătit, se efectuează anual și are o durată de cel puțin 20 de zile. Dacă zilele libere sunt luate fracționat (de exemplu, 3 zile într-o lună, 3 zile în alta), legea spune că angajatorul este obligat să facă planificarea astfel încât fiecare angajat să aibă cel puțin zece zile de concediu neîntrerupte.

Concediu de odihnă nu poate fi limitat sau refuzat în mod legal de angajator, în timp ce angajatul nu poate renunța și nu poate ceda zilele libere garantate prin lege. Desigur, asta nu înseamnă că angajatorul este obligat să aprobe de fiecare dată cererile de concediu, ci faptul că un eventual refuz trebuie bazat pe justificări obiective. Prevederi privind concediul de odihnă și modalitatea acordării lui există și în regulamentul intern aplicabil la nivelul unității.

Prin contractul individual de muncă, angajatorul și angajatul pot stabili condiții mai favorabile decât cele prevăzute de lege (de exemplu, acordarea unui număr mai mare de zile de muncă), precum și condițiile concrete în care concediul de odihnă se aprobă.

De reținut și că:

• în durata concediului de odihnă nu se includ sărbătorile legale sau zilele libere plătite și nici alte zile libere acordate în cazuri speciale, de urgență.

• concediul de odihnă poate fi întrerupt în cazurile prevăzute de lege, ceea ce presupune continuarea lui ulterior, după încetarea cazului de întrerupere.

• zile de concediu se calculează și pentru perioadele de incapacitate temporară de muncă a angajatului (concediul de maternitate, risc maternal, paternitate, îngrijire copil bolnav).

• concediul de odihnă trebuie compensat ca orice zi normală de lucru.

9. Un contract individual de muncă trebuie să apară în registrele obligatorii

Trebuie să ai grijă nu doar ce să conțină un contract individual de muncă, ci și ce să faci cu el.

Un exemplar din contractul individual de muncă trebuie transmis de angajator salariatului, înainte de începerea relației de muncă. Solicită noului angajat să semneze pentru primirea exemplarului său.

Contractul individual de muncă se înregistrează în registrul general de evidență a salariaților, înainte de începerea activității noului salariat recrutat. Cel târziu în ziua anterioară începerii activității, se transmite inspectoratului teritorial de muncă.

O copie a contractului individual de muncă trebuie păstrată la locul muncii pentru angajații care își desfășoară activitatea în locul respectiv.

***

Dacă ești angajator, chiar și la început de drum, nu neglija contractul individual de muncă! Dacă ai făcut-o până acum, este momentul să ceri părerea unui specialist despre ce schimbări să implementezi.

Contractele individuale de muncă bine redactate sunt esențiale pentru ca angajatorii să asigure conformitatea legală și menținerea unui mediu de lucru pozitiv. Ele furnizează un cadru structurat pentru desfășurarea relației angajator-angajat, contribuind la stabilirea unui mediu de lucru echitabil și productiv, precum și la reducerea riscului de dispute legale și potențială răspundere, în cazul în care apar neînțelegeri cu un angajat.